Este post no es para guardar, es para que apliques ahora mismo, lo que aquí te cuento.
Empieza la cuenta atrás. Tic, tac, tic, tac … y el plazo termina el próximo 24 de mayo de 2018.
Luego no digas que no te avisé !!!
El Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) comienza a aplicarse el 25 de mayo de 2018.
El RGPD sustituirá, a partir de mayo de 2018, a la actual Ley Orgánica de Protección de Datos (en adelante, LOPD), e introduce una serie de cambios y novedades a los cuales es necesario adaptar los actuales tratamientos, con anterioridad a la fecha de su plena aplicación.
Las empresas y los profesionales, como tú y como yo, tenemos la obligación de adecuar nuestra política de protección de datos al nuevo RGPD, si somos responsables o encargados de tratamientos de datos de nuestros clientes.
Esto imagino que ya lo sabías. También las multas que pueden lloverte del cielo en caso de incumplir la norma.
Pero ¿sabías que tú mismo puedes crear las cláusulas informativas y contractuales que debes incluir en los formularios de solicitud de información de tu web o negocio?
Todo ello de forma fácil, rápida y, además, gratis. Con la ayuda de un programa informático oficial que aquí te presento.
Indice
Con todos vosotros…: “Facilita RGPD”
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) es la autoridad pública independiente encargada de velar por la privacidad y la protección de datos de los ciudadanos.
Pues bien, la Agencia quiere que seas bueno y cumplas con el RGPD. Para ello ha diseñado un programa informático muy útil y sencillo de utilizar para verificar cuál es tu situación respecto del tratamiento de datos personales.
“Facilita RGPD” está planteado como un cuestionario online con una duración máxima de 20 minutos con el que las empresas y profesionales pueden constatar su situación respecto del tratamiento de datos personales que están llevando a cabo.
Lo primero que te va a decir el programa es:
(a) Si te adaptas a los requisitos exigidos para utilizar el programa “Facilita RGPD”. (Si sigues leyendo, lo comprenderás de inmediato)
(b) Si no puedes utilizar el programa y, en su lugar, debes realizar algo mas complejo, lo que se conoce como un análisis de riesgos.
Para el análisis de riesgos necesitas la ayuda de profesionales especialistas en la materia y de ello no trata este post.
“Facilita RGPD”: Paso a paso
Presentación: las advertencias de uso.
Cuando accedes al programa te encuentras la siguiente pantalla explicativa con una serie de advertencias sobre la utilización del programa (a ellas me referiré al final del post):
Como te he dicho, el programa te va a hacer tres preguntas para verificar si puedes utilizar “Facilita”.
La primera pregunta: tu sector de actividad.
La primera pregunta está relacionada con tu sector de actividad.
Para que el programa te permita seguir adelante deberás marcar “Ninguno de los anteriores” (siempre y cuando no pertenezcas a los sectores enumerados).
La segunda pregunta: los datos que manejas.
La segunda pregunta del cuestionario está referida a los datos que manejas de tus clientes.
El concepto de dato personal se refiere a “toda información sobre una persona física identificada o identificable”. Este concepto incluye, sin duda, el nombre de una persona junto a su número de teléfono o a otra información relativa a su condiciones de trabajo o a sus aficiones.
Asimismo para que “Facilita” te permita seguir adelante deberás marcar nuevamente “Ninguno de los anteriores” (siempre y cuando no manejes los datos especificados)
La tercera pregunta: el tratamiento que realizas.
La tercera y última pregunta está relacionada con el tipo de tratamiento que realizas de los datos de tus clientes.
El RGPD considera «Tratamiento»: “cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales o conjuntos de datos personales, ya sea por procedimientos automatizados o no, como la recogida, registro, organización, estructuración, conservación, adaptación o modificación, extracción, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo o interconexión, limitación, supresión o destrucción” (el RGPD no hace uso del concepto de “fichero”)
Nuevamente “Facilita” te permite seguir adelante si marcas “Ninguno de los anteriores” (siempre y cuando no realices los tratamientos enumerados)
Puedes entrar en “Facilita”.
Si has respondido de forma negativa a las tres cuestiones anteriores, el programa te dice que:
“se podría entender que los tratamientos realizados por su entidad entrañan, a priori, un escaso nivel de riesgo para los derechos y libertades de los interesados y, por tanto, se encontraría en disposición de utilizar el siguiente programa” (se refiere a “Facilita”).
Dentro de “Facilita”: empieza a introducir tus datos.
Ya dentro de lo que propiamente es el programa, la primera y sucesivas pantallas te irán pediendo los datos que servirán para que el mismo genere los documentos personalizados para tu web o negocio.
¿Quién puede utilizar el programa?
“Facilita RGPD” está orientada a profesionales y empresas que tratan datos personales de escaso riesgo, como por ejemplo, datos personales de clientes, proveedores o recursos humanos.
Lo más probable es que los datos que tu manejas sean de escaso riesgo.
Sin embargo, no podrás utilizarlo cuando el tratamiento de los datos de tus clientes impliquen un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas. Por ejemplo, datos de salud o tratamientos masivos de datos, entre otros.
Si te encuentras en este caso, deberás hacer un análisis de riesgo.
¿Qué documentos nos proporciona la herramienta?
Tras introducir todos los datos que nos vaya pidiendo el programa, la misma herramienta va a generar diversos documentos adaptados a nuestra empresa o negocio concretos:
– Cláusulas informativas que debemos incluir en nuestros formularios de recogida de datos personales.
– Cláusulas contractuales para anexar a los contratos de encargado de tratamiento (como, por ejemplo, empresas de mantenimiento de la web, empresas de hosting, etc.).
– El registro de actividades de tratamiento.
– Un anexo con medidas de seguridad orientativas consideradas mínimas.
Para que lo comprendas mejor, te muestro, como ejemplo, la Clausula informativa que generó “Facilita” para mí negocio:
Ya no tienes excusa para adaptar ahora mismo tu negocio digital al RGDP, de forma fácil y rápida. Es gratis.Haz click para twittear
¿Qué advertencias conviene hacer sobre su utilización?
La propia AEPD, nada más entrar en el mismo programa (en la primera pantalla de presentación del mismo) nos advierte de lo siguiente:
1. Que es un programa de ayuda general y como tal no es perfecta para todos los casos porque puede haber peculiaridades de cada empresa que no pueden tenerse en cuenta.
2. Que los documentos resultantes de la ejecución de este programa serán válidos en la medida que las respuestas facilitadas a cada una de las preguntas sean ciertas. Además son los mínimos indispensables para facilitar el cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos.
3. Que el uso del programa no garantiza el pleno cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos.
Así que como afectado te tienes que poner manos a la obra y pasar a la acción.
Entra YA en FACILITA RGPD y actualiza tu web y/o negocio ahora mismo.
Juan Antonio Mateos Mateos
Fuente: Agencia Española de Protección de Datos.
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