Como evitar que te sancionen en el Registro de viajeros de tu Alojamiento

¿Quieres saber lo que ha dicho la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) sobre la Protección de Datos personales en el Registro de Datos de tu Alojamiento Turístico?

A raíz de la reciente publicación en diversos medios de comunicación de la imposición de la sanción de 30.000 € a un alojamiento turístico por registrar los datos de la identificación de un cliente, la AEPD se ha visto obligada a aclarar su postura en este tema.

En el presente post voy a comentarte el comunicado que ha realizado la Agencia Estatal de Protección de Datos Personales en relación al registro de datos de ciudadanos que hacen los alojamientos turísticos.

 

¿Cuáles son los hechos que han dado lugar a la sanción por parte de la AEPD?

En relación a la recogida y utilización de los datos personales de sus clientes, el establecimiento de alojamiento que fue sancionado por la AEPD actuaba de la siguiente manera:

• Cuando el cliente se registraba, el establecimiento le proporciona una tarjeta magnética que le permitía, además del acceso a la habitación, el pago de los consumos con cargo a su cuenta.
• En el momento de realizar un consumo, el cliente facilitaba esa tarjeta al empleado, quien, al pasarla por su dispositivo, tenía acceso a la fotografía.

El establecimiento pretendía con la anterior forma de actuar, evitar un uso fraudulento de la tarjeta de consumo interno del establecimiento de hospedaje. Pues de esta manera, se comprobaba y verificaba la identidad del cliente al realizar cargos en la cuenta de su habitación con el objetivo de no causar un perjuicio económico a los clientes.

Éste, como decimos, era el fin que justificaba el mencionado uso de la fotografía del pasaporte. o documento de identidad del cliente.

Expuestos así los hechos, parecería que lo que sanciona la AEPD es el simple escaneo de la fotografía del pasaporte.

No es exactamente así.

Realmente lo que sanciona la AEPD es el escaneo de la información de un documento de identificación del cliente (en este caso del pasaporte), y la utilización de dicha información personal para un uso diferente al registro de viajeros

La AEPD sanciona el escaneo de la información de pasaporte y la utilización de dicha información personal para uso diferente al registro de viajeros.Haz click para twittear

¿Cuáles son las conclusiones que cabe extraer del Comunicado de la Agencia Española de Protección de Datos?

Del comunicado de la AEPD conviene sacar las siguientes conclusiones:

1. La obligación de Registro de Viajeros e Información a la Policía

Los alojamientos turísticos deben registrar los datos de los documentos de identificación de sus clientes para cumplir las normas españolas sobre registros de viajeros, y comunicarlos a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado en cumplimiento de la normativa de seguridad ciudadana.

Así lo dispone el artículo 24 de la Ley Orgánica 4/2015, en su apartado primero:

 “Las personas físicas o jurídicas que ejerzan actividades relevantes para la seguridad ciudadana, como las de hospedaje… quedarán sujetas a las obligaciones de registro documental e información en los términos que establezcan las disposiciones aplicables”.

Este artículo se ha visto completado, a nivel reglamentario, por lo establecido en el Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, por el que se establecen las obligaciones de registro documental e información de las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades de hospedaje y alquiler de vehículos a motor.

Si estás interesado en conocer lo que dice el Real Decreto 933/2021, te lo explico de forma muy gráfica a través de mi presentación interactiva que está colgada en mi grupo privado de Telegram de Alquiler Vivienda Vacacional.Haz click para twittear

Información de este asunto en mi grupo privado de Telegram

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2. La recogida de Datos Personales necesarios para el Registro de Viajeros

Consecuentemente, la citada normativa de seguridad ciudadana legitima la recogida de los siguientes datos personales, considerados como necesarios, relativos a:

– Número de documento de identidad

– Tipo de documento y fecha de expedición,

– Nombre y apellidos,

– Sexo,

– Fecha de nacimiento,

– País de nacionalidad,

– Fecha de entrada

– Firma del viajero.

Estos datos deberán incorporarse a la información que la entidad responsable del alojamiento deberá trasladar a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado.

Es importante destacar que para recabar la anterior información no será preciso obtener el consentimiento expreso del cliente, puesto que ello viene respaldado por la normativa de seguridad ciudadana

Para recabar el número de documento de identidad, tipo de documento y fecha de expedición, nombre y apellidos, sexo, fecha de nacimiento, país de nacionalidad, fecha de entrada y firma del viajero, no será preciso obtener el consentimiento expreso del cliente, puesto que ello viene respaldado por la normativa de seguridad ciudadana.Haz click para twittear

 

3. La recogida de otros Datos Personales no necesarios, para fines distintos al Registro de Viajeros

Sin embargo,  la norma no legitima o ampara la recogida y utilización de otros datos diferentes a los anteriores, para fines distintos al registro de viajeros.

Por ejemplo, escanear/recoger la fotografía del cliente para fines de control de acceso y la facturación de sus consumos durante su estancia, ajenos al registro de viajeros, se consideran por la AEPD que no son necesarios.

¿Se puede escanear la fotografía de un documento de identidad del cliente?

A estas alturas del post, te estarás preguntando, si ¿puedo pedir y escanear la fotografía del documento de identidad o pasaporte del cliente?

Para responder a la pregunta, conviene distinguir dos situaciones:

1. Para el fin de Registro de Viajeros:

La AEPD ha declarado que la recogida y utilización de fotografías no están amparadas por las bases jurídicas de ejecución del contrato o cumplimiento de una obligación legal del registro de viajeros.

Entiende que supone un tratamiento de datos personales innecesario y desproporcionado para tal fin.

2. Para otros fines distintos al Registro de Viajeros:

Para estos casos sería imprescindible, que:

• Se informe de ello al cliente, y
• Se obtenga su expreso consentimiento.

En la información tendente a obtener el consentimiento del cliente, el establecimiento deberá expresar el fundamento jurídico que hace preciso dicha recogida de dichos datos diferentes a los de registro de viajeros.

Todo establecimiento que pretenda utilizar los datos del cliente fuera de los fines autorizados por ley (seguridad ciudadana) debe proporcionar la información sobre protección de datos personales y obtener el expreso consentimiento del cliente.Haz click para twittear

En el caso comentado, la AEPD sancionó al establecimiento porque  éste no informó de ello y escaneo la fotografía de sus clientes para el control de acceso y facturación.

Soluciones y Recomendaciones para la correcta protección de los Datos Personales en el Registro de Viajeros de los Alojamientos Turísticos:

Dicho lo anterior, me vas a permitir hacerte las siguientes recomendaciones:

1. Como regla general recoge y utiliza sólo los datos personales de tus clientes que sean imprescindibles para su registro policial. A saber: el número de documento de identidad, tipo de documento y fecha de expedición, nombre y apellidos, sexo, fecha de nacimiento, país de nacionalidad, fecha de entrada y firma del viajero. (Datos “necesarios”)
2. No recojas y trates los anteriores datos personales  “necesarios” de tus clientes, para fines distintos al registro de viajeros (Por ejemplo, para el control de acceso, facturación, etc.)
3. Si recoges datos personales diferentes a los “necesarios” para el registro (por ejemplo, la fotografía del documento de identidad o pasaporte), deberá ser para fines diferentes al registro de viajeros.
4. Si recoges datos personales diferentes a los de registro para otros fines, deberás obtener previamente el consentimiento expreso (escrito) del cliente para ello.
5. Además del consentimiento del cliente, deberás informarle por escrito de cuál es el motivo y/o fundamento legal que te ampara para dicha recogida.
6. Si has recogido datos diferentes a los datos personales necesarios para el registro (número de documento de identidad, tipo de documento y fecha de expedición, nombre y apellidos, sexo, fecha de nacimiento y país de nacionalidad, fecha de entrada y firma del viajero), deberás simplemente suprimirlos/eliminarlos.

 

Y recuerda que este post no suple el asesoramiento especializado que probablemente pueda requerir tu asunto, y que puedo ofrecerte.

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