El periodo de prueba para que esté plenamente operativa la plataforma SES.HOSPEDAJES se ha prorrogado hasta el 31 de enero  de 2024. Por tanto, hasta el 1 de febrero de 2024 no será obligatoria su utilización. Durante este tiempo podrás seguir comunicando y/o registrando los datos de tus clientes, bien a través de la web del Ministerio del Interior, o bien como lo venías haciendo hasta ahora (por ejemplo, policía, guardia civil o mossos)

 

Si bien el Real Decreto 933/2021 establece que éste empezará a aplicarse a partir del 2 de enero de 2023, el Ministerio del Interior ha establecido un periodo de adaptación de 5 meses de duración (hasta el 2 de junio de 2023), que ha sido prorrogado hasta el 31 de enero de 2024, para lograr la familiarización al nuevo entorno de los usuarios, y asegurar el funcionamiento de SES.HOSPEDAJES en condiciones óptimas, que aseguren el rendimiento y la correcta conectividad.

En este post te desgrano todas las novedades que se establecen para el registro  y comunicación de los datos de tus huéspedes con obligatoriedad, en principio, a partir del 1 de febrero de 2024.

Cualquier duda o sugerencia, por favor, házmela saber en los comentarios.

Si haces un comentario, te regalo mi presentación (donde te lo cuento de forma gráfica)

¿Cuál es la finalidad por la que se ha elaborado el Real Decreto 933/2021 (en lo sucesivo, Real Decreto Hospedajes)?

Esta disposición legal contiene un conjunto de actuaciones, de distinta naturaleza y contenido, que tienen como objeto principal la protección de personas y bienes, así como el mantenimiento de la tranquilidad ciudadana, frente a la actividad terrorista y/o el crimen organizado.

Dicha norma establece que cualquier persona física o jurídica que ejerza actividades relevantes para la seguridad ciudadana, como las de hospedaje y alquiler de vehículos, se encuentra sujeta a las obligaciones de registro documental e información en los términos que las disposiciones aplicables establezcan.

¿Se deroga finalmente la Orden INT/1922/2003?

Como sabes, la normativa sobre el registro documental que deben llevar los establecimientos de hostelería estaba básicamente recogida en la Orden INT/1922/2003, de 3 de julio, sobre libros-registro y partes de entradas de viajeros en establecimientos de hostelería y otros análogos.

En la nueva normativa se dice (en su Disposición derogatoria única) que en tanto no se produzca el desarrollo del Real Decreto 933/2021, la Orden INT/1922/2003, de 3 de julio, sobre libros-registro y partes de entrada de viajeros en establecimientos de hostelería y otros análogos, mantendrá su vigencia, en lo que no contravengan su contenido.

En tanto no se produzca el desarrollo del Real Decreto Hospedajes, la Orden INT/1922/2003, mantendrá su vigencia en lo que no contravengan su contenido.Haz click para twittear

¿A quiénes obliga el Real Decreto Hospedajes?

Afecta a las personas físicas o jurídicas que ejerzan, profesionalmente o no, actividades de hospedaje.

También, a los operadores turísticos que presten servicios de intermediación entre las empresas dedicadas a la hospedería y los consumidores.

Igualmente, a las plataformas digitales dedicadas, a título oneroso o gratuito, a la intermediación en estas actividades a través de internet, presten o no el servicio subyacente objeto de mediación, siempre que ofrezcan servicios en España.

¿En qué territorios se aplica el Real Decreto 933/2021?

Lo dispuesto en este real decreto será de aplicación a las actividades de hospedaje en todo el territorio nacional, sea cual fuere la modalidad, la personalidad del titular o el modelo de organización.

¿A partir de qué momento estaré obligado a aplicar el Real Decreto Hospedajes?

El Real Decreto 933/2021 (en la disposición adicional tercera sobre su entrada en vigor), recoge que las previsiones relativas a las obligaciones de comunicación producirán efectos a partir del 2 de enero de 2023.  

Se establece un periodo de adaptación hasta el 31 de enero de 2024.

Para conseguir la completa implementación e integración de los sistemas desarrollados por los diferentes sujetos obligados con el entorno productivo de la aplicación, lograr la familiarización al nuevo entorno de los usuarios, y asegurar el funcionamiento de SES.HOSPEDAJES en condiciones óptimas, que aseguren el rendimiento y la correcta conectividad, se ha previsto establecer un periodo de adaptación al nuevo entorno, de 5 meses de duración, hasta el 2 de junio de 2023, que ha sido prorrogado hasta el 31 de enero de 2024.

Los sujetos obligados que, previamente a la entrada en vigor y aplicación del Real Decreto Hospedajes, transmitían datos a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad, seguirán manteniendo estas comunicaciones mientras sea necesario hasta que se señale la finalización del referido periodo de adaptación.

A partir del 1 de febrero de 2024, solo resultarán de aplicación las obligaciones de registro documental y comunicación de la información derivadas de la Ley Orgánica 4/2015, de 30 de marzo, de protección de la seguridad ciudadana, y desarrolladas mediante el Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre, cuyas disposiciones son de directa aplicación en todo el territorio nacional.

Finalmente está previsto la creación de un repositorio web que incremente la transparencia pública con la información relevante de este Sistema, preguntas frecuentes y cualquier otra documentación que redunde en la mejora de la calidad en la atención de las entidades y los ciudadanos.

A partir del 2 de enero de 2023, la plataforma SES.HOSPEDAJES estará plenamente operativa en entorno de producción, pero no será obligatoria su utilización hasta el 1 de febrero de 2024.Haz click para twittear

No se podrá sancionar durante el periodo de adaptación.

Durante el periodo de adaptación, no se iniciarán procedimientos sancionadores por infracciones no dolosas relacionadas con las obligaciones de comunicación.

¿Quiénes están obligados a llevar los Partes de entrada?

Las personas titulares de las actividades de hospedaje, sean profesionales o no.

¿Pueden los huéspedes negarse a exhibir o facilitar sus datos?

Los huéspedes están obligados a exhibir o facilitar sus datos.

¿Quién responde de la exactitud de los datos de los huéspedes?

El establecimiento de hospedaje es responsable de la exactitud de los datos que se hagan constar en los partes de entrada, de modo que coincidan con los documentos o sistemas que acrediten la identidad de las personas.

¿Dónde se conservan los datos de los huéspedes?

Los datos personales generados en ejecución de lo establecido en este real decreto serán conservados, en función de la actividad, en dos ficheros radicados en la Secretaría de Estado de Seguridad.

¿Quiénes podrán tratar los datos de los huéspedes?

Su tratamiento podrá ser realizado únicamente por las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad en el desempeño de sus respectivas competencias en el ámbito de prevención, detección e investigación del delito que tengan asignadas.

¿Quiénes pueden acceder a los datos de los huéspedes?

En el ejercicio de sus respectivas competencias, tendrán acceso a ellos la autoridad judicial y el Ministerio Fiscal.

¿Para qué sirven los Partes de entrada?

Las personas titulares de las actividades de hospedaje recogerán los datos de las personas usuarias de las mismas con el objeto de proceder a su registro y a la comunicación necesarias para el cumplimiento de las obligaciones legales.

¿Quiénes están obligados a firmar los Partes de entrada?

Los partes de entrada para el uso de los servicios de hospedaje deberán ser firmados por toda persona mayor de catorce (14) años que haga uso de los mismos.

En el caso de las personas menores de catorce (14) años, sus datos serán proporcionados por la persona mayor de edad de la que vayan acompañados.

¿Quiénes están obligados a llevar un Registro documental?

Unicamente las personas que desarrollen actividades de hospedaje de manera profesional.

Las personas que desarrollen actividades de hospedaje de manera no profesional quedan exceptuadas de las obligaciones de registro documental y conservación de datos, y solo estarán sujetos a las obligaciones de comunicación.

Las personas que desarrollen actividades de hospedaje de manera no profesional quedan exceptuadas de las obligaciones de registro documental y conservación de datos, y solo estarán sujetos a las obligaciones de comunicación.Haz click para twittear

¿En qué consiste el Registro documental?

Se trata de un registro informático en el que consten los siguientes datos de:

• la empresa arrendadora,
• el establecimiento,
• los viajeros (incluidos, en su caso, los datos de las personas menores de catorce años),
• la transacción.

¿Durante cuánto tiempo deben conservarse los datos del registro informático de los huéspedes?

Los datos del registro informático deberán conservarse durante un plazo de tres (3) años a contar desde la finalización del servicio o prestación contratada.

¿En qué consiste la obligación de comunicación?

Habrá que distinguir dos momentos, uno, previo al inicio de la actividad de hospedaje, y otro, durante el desarrollo de ésta.

Previo al inicio de la actividad de hospedaje

Las personas que desarrollen actividades de hospedaje, con carácter previo al inicio de la actividad, y conforme al procedimiento que se establezca, deberán transmitir a las autoridades competentes, los siguientes datos:

¿Qué plazo existe para comunicar los datos de la empresa arrendadora o titular del inmueble, así como de los datos del establecimiento o inmueble?

La comunicación se deberá realizar antes del transcurso de diez (10) días desde el cumplimentado de los trámites administrativos exigibles en cada caso para el desarrollo de la actividad y, en cualquier caso, con anterioridad al ejercicio efectivo de ésta.

¿Qué debo hacer si los datos comunicados al inicio de la actividad de hospedaje cambian?

La modificación de cualquiera de los datos transmitidos al inicio de la actividad dará lugar a la obligación de una nueva comunicación.

Durante el desarrollo de la actividad de hospedaje

¿Qué datos deberás comunicar durante el desarrollo de la actividad de hospedaje?

Durante el desarrollo de la tu actividad deberás transmitir los siguientes:

¿Cuál es el plazo para comunicar los datos de los viajeros y de la transacción?

Esta comunicación se realizará de manera inmediata, y en todo caso en un plazo no superior a veinticuatro (24) horas, respectivamente, a partir de los siguientes momentos:

a) Al realizar la reserva o la formalización del contrato o, en su caso, su anulación.

b) Al inicio de los servicios contratados

¿De qué forma deberás comunicar los datos de los huéspedes?

Las personas que desarrollen actividades de hospedaje de manera profesional están obligadas a realizarlo por procedimientos telemáticos.

Por el contrario, las personas que desarrollen actividades de hospedaje de manera no profesional, que podrán realizarlas por medios no telemáticos, por el procedimiento que se determine.

Las personas que desarrollen actividades de hospedaje de manera no profesional, que podrán realizarlas por medios no telemáticos, por el procedimiento que se determine.Haz click para twittear

¿Qué consecuencia tiene la falta de registro o comunicación de los datos a las autoridades competentes?

Debes saber que se considerarán infracciones graves:

a) La carencia de los registros documentales.

b) La omisión de las comunicaciones obligatorias.

Las infracciones graves se sancionarán con multa 601 a 30.000 euros.

La multa podrá llevar aparejada alguna o algunas de las siguientes sanciones accesorias, atendiendo a la naturaleza de los hechos constitutivos de la infracción:

1. La suspensión temporal de las licencias, autorizaciones o permisos de hasta seis meses para las infracciones graves. En caso de reincidencia, la sanción podrá ser de hasta dos años por infracciones graves.
2. La clausura de las fábricas, locales o establecimientos, hasta seis meses por infracciones graves. En caso de reincidencia, la sanción podrá ser de hasta dos años por infracciones graves.

En cambio, se considerarán infracciones leves:

a) Las irregularidades o deficiencias en la cumplimentación de los registros.

b) La realización de las comunicaciones obligatorias fuera del plazo establecido.

Las infracciones leves se sancionarán con multa 100 a 600 euros.

La responsabilidad por las infracciones cometidas recaerá directamente en los sujetos obligados que sean autores del hecho en que consista la infracción.

Recomendaciones prácticas sobre la comunicación y registro de los datos de tus huéspedes:

Para finalizar con la exposición de la normativa aplicable a partir del 2 de enero de 2023, me vas a permitir hacerte las siguientes recomendaciones prácticas:

1. Procura, si ello es posible, que los check in sean siempre presenciales. Ya que, por un lado, debes verificar el DNI/PASAPORTE y, por otro, el huésped tiene que firmar el parte de entrada.

2. Evita hacer fotografías para su posterior comunicación y registro. La ley de protección de datos prohíbe la captura o almacenamiento de pasaportes o DNIs. Ya se han producido sanciones por este hecho.

3. No debes llevar un Libro-Registro de Viajeros, si no eres profesional de la actividad. Por las implicaciones que ello pudiera suponer en relación con las medidas dee seguridad que debes adoptar para la protección de los datos de tus huéspedes.

4. Si decides confeccionar tu propio Libro-Registro de Viajeros, pese  a no ser obligatorio como no profesional de la actividad, deberás obtener previamente el consentimiento del huésped para que sus datos puedan ser registrados por ti (pues no existe obligación legal para ello), además de reunir unas mínimas condiciones de seguridad, como, por ejemplo, contar con un ordenador suficientemente seguro para poder almacenar dicha información personal.

5. Si un viajero te pregunta por el motivo de la solicitud de sus datos personales, deberás responderle que éstas obligado por ley a pedírselos por razones la protección de personas y bienes, así como el mantenimiento de la tranquilidad ciudadana, frente a la actividad terrorista y/o el crimen organizado.

6. Si un viajero te pide una copia de su parte de entrada firmado por él, estás obligado a hacerlo, por lo que deberás  mandarle una copia por email, cuando ello te sea posible.

7. El Ministerio del Interior ha habilitado una plataforma online (ses.hospedajes), con un periodo de adaptación de cinco (5) meses, para facilitar el registro y comunicación de datos de tus huéspedes.

8. Puedes registrarse en la plataforma establecida al efecto en la siguiente página web: https://sede.mir.gob.es/ siguiendo los siguientes pasos:

Como paso previo y necesario para poder operar en el sistema deberás registrarte en la aplicación a través de la sede electrónica del Ministerio del Interior.

Para ello será requisito indispensable disponer de un certificado digital, bien sea de persona física o jurídica en función del tipo de persona sujeta al ámbito de aplicación del Real Decreto Hospedajes y, tras completar el formulario correspondiente, se obtendrán todos los datos necesarios para operar en la aplicación, credenciales, número de establecimiento etc.

9. Una vez completado el trámite de registro podrás hacer pruebas de uso y conectividad en la plataforma SES.HOSPEDAJES.

Podrás enviar la información requerida mediante alguno de los siguientes procedimientos:

(a) Utilización de un servicio web. Esta comunicación está pensada para aquellas entidades que dispongan de servicios de TI y tengan la capacidad de hacer el desarrollo software de integración para que la comunicación sea máquina a máquina. Toda la información referente al uso de este servicio web será facilitada por el Ministerio del Interior a quien la solicite.

(b) Utilización de la aplicación web. El acceso a esta aplicación es a través de la sede electrónica y podrá realizarse mediante certificado electrónico o mediante usuario y contraseña.

La aplicación, a parte del envío de las comunicaciones, permite la consulta de las que ya se han realizado, así como el estado de las mismas.

Cuando se accede a la sede electrónica del Ministerio del Interior, y una vez seleccionado el procedimiento “Hospedajes y alquiler de vehículos” se nos muestran dos accesos:

1. Acceso al registro de establecimientos y entidades. Desde aquí se realiza el proceso de registro.

2. Acceso a la consulta y envío de comunicaciones de actividades de hospedajes o alquiler de vehículos. Desde aquí se accede a la aplicación.

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